同じ八時間なのに、三件さわった日は何も終わっていない

朝から晩まで手は動いている。
それなのに一日の終わりに、今日は何をしたんだったかと思う日がある。
予定表は埋まっていて、休んでもいないのに、終わったものが一つもない。

進んでいないのではなく、入り直している

たとえば、一日に三件の案件をさわる日を考える。
午前に一件、昼過ぎに別の一件、夕方にまた違う一件。
どれも急ぎではないから、順番に触れば全部少しずつ進むように思える。

ところが、それぞれの作業の最初の十分か十五分は、毎回おなじことに使われがちだ。
前回どこで止まったかを思い出して、ファイルの場所を確かめて、決めごとを読み返す時間だ。

三件を行き来すれば、その時間が何度も要る。
昼をはさんで戻ってくれば、朝にやった思い出しをもう一度やることになる。
計算上は、十五分を三回で四十五分近くが、作業ではなく助走に消える。

予定を時間ではなく、案件で切る

予定表の切り方を変える手がある。
十時から十二時まで、という切り方をやめて、午前はこの案件、午後はこの案件、という置き方にする。
一日にさわるのは二件まで、と決めてしまう。

そうすると、助走は一日に一回か二回で済む。
同じ八時間なのに、中で本当に使える時間が増える。
急に速くなるわけではなくて、払わなくていいものを払うのをやめるだけだ。

もうひとつ期待できることがある。
一件に半日つながって座っていると、朝には見えていなかった直し方を思いつくことがある。
細切れにしていると、思いつく手前でいつも席を立ってしまうのだと思う。

連絡は返す。でも、そこで手をつけない

やっかいなのは、枠の外から入ってくる話のほうだ。
別の案件の連絡が来ると、つい画面を開いて中身を確かめてしまう。
開いた時点で、頭はもう向こうへ移っている。

返事だけその場で返して、手はつけないようにする。
承知しました、明日の午前に見ます、で足りる用件は多いと思う。
そのかわり、何をどこから見るのかを一行だけメモに残しておく。

この一行があると、翌日の助走はずいぶん短くなるはずだ。
思い出すのではなく、読むだけで済むからだと思う。
自分あてに書いているのに、他人あての引き継ぎのつもりで書くくらいがちょうどいい。

それでも分けられない日はある

締め切りが重なると、二件までという決めごとは守れない日もある。
そういう日は最初から諦めて、進める日ではなく片付ける日にしてしまう。
返事、確認、小さな修正のように、助走のいらないものだけを並べておく。

集中力が落ちたのを年のせいにする人もいるかもしれない。
でも、減っているのは集中力ではなく、ひとつのことに続けて座っていられる時間のほうなのだと思う。
打ち合わせを録画に置き換えた話（三十分の打ち合わせをやめて、五分の録画を送った）も、たどっていくと同じところにつながっている。

時間が足りないと感じた日は、まず何件さわったかを数えてみるといい。
三つ以上なら、切り替えの助走が効いているのかもしれない。