三十分の打ち合わせを、五分の録画に置き換える｜伝えるだけの回と決める回を分ける

進捗を確認するための打ち合わせは、五分の画面録画に置き換えられることが多い。
伝えるだけの回は録画で、決める回は会って話す。
この分け方だけで、作るための時間がまとまって戻ってくると思う。

打ち合わせは、三十分では終わっていない

三十分の枠でも、実際に取られる時間はもっと長い。
始まる少し前から細かい作業には手をつけにくくなる。
終わったあとも、頭が元の作業に戻るまでに時間がかかる。

仮に前後で十五分ずつ取られるとすると、計算上は一件で一時間になる。
それが週に四件あれば、四時間。
ほとんど一日ぶんだ。

時間の数え忘れについては前にも書いたけれど、あれは作業のほうの話だった。
打ち合わせも、同じように数え漏れやすい。

困るのは合計の長さより、どこに入っているかのほうだと思う。
午前の真ん中に一件あるだけで、その日は細かい用事しか手をつけられなくなる。
まとまった時間は、細切れにすると戻ってこない。

画面を録って送る

やり方は単純だ。
いま動いている画面を実際に触りながら、五分ほど喋って録るだけ。
凝った編集はしない。言い間違えてもそのまま送る。

打ち合わせの三十分のうち、本当に中身の話をしている時間は意外と短い。
残りは前置きと世間話と、相手の反応を待っている時間になりがちだ。

録画だと前置きが要らない。
「先週お伝えした件ですが」を言わなくていい。
見る側には前回のぶんも残っているから、忘れていたら自分で遡れる。

返ってくるのは、自分の時間だけではない

相手の側にも変化が出やすい。

打ち合わせには、その場で答えを出さないといけない空気がある。
聞かれて、少し考えて、たぶん大丈夫です、と答えてしまう。
聞かれる側に回ると、誰でも一度はやっていると思う。

録画なら、相手は都合のいい時間に見て、考えてから返事を書ける。
「ここは社内で確認します」「この部分は前と話が違う気がします」と、その場では出てこない言葉が出やすくなる。

会って話すほうが早い、という考え方もある。
早いのは決めるところまでで、正しく決まるかどうかは別の話だと思う。

それでも、会って話す回は残す

全部を録画に置き換える必要はない。
最初の顔合わせと、方向を決める打ち合わせは、会って話したほうがいい。
相手がどこで引っかかっているかは、顔と間を見ないと分からない。

分ける基準は単純で、伝えるだけか、決めるか。
伝えるだけなら録画で足りる。
決めるなら、その場にいたほうがいい。

気をつけたいのは、録画を長くしないこと。
長い録画は、最後まで見てもらいにくい。
長くなりそうなら、それはもう伝えるだけの話ではなくなっている合図だと思って、打ち合わせに戻すといい。

予定表がすかすかの週は、少し落ち着かないかもしれない。
働いていない気がしてくる。
それでも、手元のものが進むのはそういう週のほうだと僕は思う。